5 trucchi per un foglio elettronico efficace e funzionale

Calculations

Se sei un tecnico (ingegnere, architetto, geometra e via dicendo) è probabile che farai un largo uso di fogli elettronici. Sono utilissimi per implementare formule, fare rapidamente calcoli e creare tabelle e grafici.

Sicuramente sarai un esperto nella creazione e nell’utilizzo di fogli elettronici, ma i fogli elettronici che crei sono efficaci? Quando li riapri dopo molto tempo che li hai creati, ricordi cosa fanno e come funzionano? Ricordi quali parametri inserire in input e soprattutto in quale unità di misura?

Spesso mi è capitato di aver creato un foglio elettronico che eseguiva una serie di calcoli e implementava formule complesse. Il problema è che se andavo a riutilizzarlo dopo molto tempo, non ricordavo più dove andare a mettere le mani.

In questo articolo voglio condividere con te 5 trucchi molto utili, che ti permetteranno di creare un foglio elettronico efficace, funzionale e facile da usare anche a distanza di molto tempo dalla creazione. Sei pronto? Cominciamo.

1. Le etichette dei dati: queste non possono mancare

La prima colonna di un foglio elettronico è bene riservarla alla creazione delle etichette dei dati. Inseriremo in queste celle le nomenclature dei termini che entrano in gioco nelle formule e nelle nostre equazioni (beta, gammaM, gammaG, csi, alfa, M, m e chi più ne ha più ne metta). Il problema è che a distanza di tempo è probabile che non ricorderemo più cosa rappresentano queste etichette e i valori che ad esse corrispondono. Per questo è molto importante il consiglio successivo.

2. La descrizione dei dati: ti aiuterà a ricordare

La quarta colonna è bene riservarla alla descrizione dei dati. Dedica un pò di tempo ad inserire una breve descrizione di cosa rappresenta ciascun termine e la dicitura per esteso del simbolo, della lettera greca e degli apici e pedici relativi. Questo ti consentirà in futuro di richiamare alla memoria i concetti contenuti nel calcolo che vai a fare e di sapere esattamente quel termine cosa rappresenta e come è chiamato.

3. Le unità di misura: se vuoi eseguire un calcolo corretto, ci devi stare attento

La terza colonna, quella subito dopo il valore numerico o la formula, è bene riservarla all’etichetta dell’unità di misura. Questa colonna è di fondamentale importanza, non ometterla mai! Spesso mi è capitato di riaprire file elettronici privi di unità di misura e di dovermi scervellare per capire cosa inserire in input. Ti assicuro che non sempre è immediato ricavarlo. Il rischio inoltre è di inserire un valore numerico in un’unità di misura sbagliata ed ecco che come d’incanto finiamo per dare i numeri.

4. Evidenzia sempre le celle di input: ti aiuterà a non fare pasticci

E’ una buona abitudine quella di evidenziare le celle nelle quali andremo ad inserire i valori numerici di input. Puoi assegnare alla cella un colore di sfondo o cambiare il colore del testo, l’importante è che sia distinguibile dalle celle che contengono formule. In questo modo eviterai di inserire dei numeri nelle celle contenenti formule, pensando per errore che sia un dato di input. In questo modo cancellerai senza accorgertene la formula contenuta compromettendo il risultato del calcolo.

5. Raggruppa gli input e gli output alla testa del foglio: smetti di andare su è giù con lo scroll

L’ultimo consiglio ti permetterà di rendere il tuo foglio elettronico immediato e facile da utilizzare. Porta nella parte alta del foglio elettronico tutte le celle di input e di output e raggruppale nella categoria input prima e output dopo. Così facendo eviterai di andare su e giù per il foglio di lavoro alla ricerca del risultato o di un valore da modificare. Fare ciò è molto semplice, è sufficiente selezionare e trascinare la cella di input o di output insieme con la descrizione, l’etichetta e l’unità di misura nella parte alta del foglio. Stai tranquillo perchè con questa operazione i riferimenti alle celle contenuti nelle formule non andranno persi.

Se seguirai questi cinque consigli quando implementerai i tuoi fogli elettronici sono sicuro che avrai i seguenti vantaggi:

  • il tuo foglio sarà facile da usare, i tuoi colleghi te lo invidieranno e ne vorranno una copia 😉 (mi raccomando, suggerisci il mio blog per imparare a crearli)
  • l’editazione dei dati e la lettura dei risultati saranno rapidi e veloci
  • non perderai tempo per sforzarti di ricordare a distanza di tempo, come funziona il tuo foglio elettronico, dove inserire i dati e dove pescare il risultato.

Seguendo questi principi ho creato una delle risorse che metto gratuitamente a disposizione per gli iscritti alla newsletter: Ver.sez. per la verifica di sezioni in cemento armato a flessione o pressoflessione retta e deviata. Il download della risorsa è riservato agli iscritti alla newsletter. Se non sei iscritto potrai farlo al momento del download.

Se poi sei un perfezionista e ci tieni alla bellezza del layout del tuo foglio di calcolo ho in serbo per te un’ulteriore risorsa. Le normative tecniche sono piene di nomenclature contenenti apici, pedici e lettere greche. Se volessi inserire ognuno di questi elementi, perderesti una marea di tempo. Sono sicuro che qualche volta ci hai provato, ma poi vista l’enorme fatica hai deciso di abbandonare optando per le più comode notazioni tipo: Beta^2, gamma.min, pigreco^3 e così via. Se vuoi inserire apici, pedici e lettere greche nei tuoi fogli elettronici in un battibaleno e senza alcun click allora devi subito scaricare l’Applicazione Pedice per Excel. Anche questa risorsa è riservata agli iscritti alla newsletter, se non sei iscritto potrai farlo al momento del download.

LogoPedice

Utilizzando questi 5 trucchi e l’Applicazione Pedice per Excel, sono sicuro che i tuoi fogli elettronici saranno molto più efficienti e belli da vedere. Cosa aspetti? Ottimizza subito il tuo lavoro e metti in pratica questi consigli.

Spero che quest’articolo ti sia stato utile. Se usi altre tecniche per creare fogli elettronici efficaci fammelo sapere lasciando un commento qui sotto.

Al prossimo articolo.