Come non perdere mai i file dei tuoi progetti: 3 consigli utili

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Tutti i nostri progetti sono ormai contenuti in formati digitali: file dwg, fogli elettronici, relazioni word e così via. Prenderti cura dei tuoi file ed essere sicuro di non perdere tutto il lavoro fatto è un’operazione fondamentale. Così come è molto facile creare nuovi contenuti in formato digitale, è anche molto facile perdere in pochi istanti i nostri dati a causa di qualche imprevisto. In questo post voglio svelarti tre trucchi fondamentali per non perdere mai i tuoi file e tenere al sicuro il tuo lavoro. Partiamo subito.

1. Usa un sistema di backup on line

backupOnLine

Oggi esistono diversi servizi totalmente gratuiti che ti permettono di salvare una copia dei tuoi file online in automatico semplicemente trascinandoli in una speciale cartella del tuo pc. I più famosi e diffusi sono: Dropbox (2 GB gratuiti) e Google Drive (15 GB gratuiti). Anche Microsoft fornisce un servizio di backup online chiamato OneDrive (15 GB gratuiti). Insomma lo spazio online davvero non manca. Collegandoti al sito web del servizio che sceglierai di utilizzare potrai scaricare un piccolo software da installare. Completata l’installazione comparirà sul tuo pc una nuova cartella in cui potrai trasferire i tuoi file e farne immediatamente una copia di backup online.

Il vantaggio di questo sistema è che puoi accedere ai file di cui hai bisogno da qualsiasi altra postazione semplicemente accedendo alla tua area utente sul sito web del servizio che hai scelto. Se poi hai l’abitudine di utilizzare più di un pc per il tuo lavoro (per esempio pc fisso allo studio e notebook da qualsiasi altro luogo) allora potrai installare quast’applicazione su tutti i pc che utilizzi e trovare automaticamente tutti i tuoi file già sincronizzati all’avvio del pc.

Comodo vero? Lo spazio che hai a disposizione nella versione gratuita di questi software è ampiamente sufficiente per il nostro scopo. Se poi hai bisogno di lavorare a distanza insieme ad un team, questi servizi sono perfetti perchè ti danno la possibilità anche di creare delle cartelle condivise con il tuo gruppo di lavoro e condividere istantaneamente i file dei progetti.

2. Non buttare all’aria il tuo lavoro grazie all’uso delle REV

Un aspetto particolarmente rischioso che può verificarsi quando si lavora con contenuti digitali è di perdere il proprio lavoro a causa di un danneggiamento del file o di un salvataggio sbagliato. Immagina di stare lavorando su una piantina cad. Decidi di cancellare buona parte del contenuto del file perchè pensi non sia necessario per quello che dovrai fare, dopodichè salvi  e chiudi. Dopo poco ti accorgi che quella parte che avevi cancellato in realtà ti serviva eccome. Avendo salvato e chiuso il file, avrai perso parte del tuo lavoro e dovrai rifare tutto da capo.

Il modo migliore per risolvere questo problema è utilizzare le REV. Salva il tuo file aggiungendo alla fine del nome il codice REV01. Prima di iniziare una nuova sessione di lavoro fai una copia del file e rinominalo cambiando il codice finale in REV02. Esegui questa operazione anche ogni volta che stai per eseguire una modifica importante come cancellare buona parte del contenuto del tuo file. In questo modo sarai certo di poter ripristinare sempre il contenuto precedente. Ci sono lavori in cui sono arrivato alla REV89! Il mio consiglio è quello di conservare in una cartella tutte le vecchie REV.

Un altro problema che eviterai è quello di perdere il tuo lavoro a causa di un danneggiamento del file su cui stai lavorando. Questo può accadere soprattutto con software complessi come i software di calcolo strutturale. Mi è capitato di perdere il  file di un modello di calcolo su cui stavo lavorando a causa di un crash del software. Al tentativo di riaprire il file ricevevo un messaggio di errore: il file si era corrotto. Non era più possibile aprirlo. Considerando che ci stavo lavorando da più di una settimana avrei perso un bel po’ di lavoro. Grazie al sistema delle REV mi è bastato riaprire il file della versione precedente; certo ho perso qualche operazione, ma non tutto il lavoro. Per questo ti consiglio di creare una nuova REV per ogni nuova sessione di lavoro o prima di una modifica importante e di non lavorare mai sempre sullo stesso file.

 3. Il buon vecchio back-up

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I sistemi di backup online sono molto utlili, ma non si può pensare di archiviare tutti i nostri file online, soprattutto quando le dimensioni sono considerevoli. Ti consiglio di archiviare online solo i progetti sui cui stai lavorando. Per tutto il resto è sempre conveniente eseguire il classico back-up su un altro supporto di memoria. Puoi usare hard disk esterni o penne usb dalle grandi capacità (come questa).

Conclusioni

Le operazioni necessarie per salvaguardare i file che contengono il nostro lavoro dovrebbero diventare un’abitudine consolidata. Potrebbero sembrare inizialmente un ulteriore fardello, ma se facciamo diventare queste operazioni un’abitudine, per qualsiasi imprevisto inatteso potremo tirare un sospiro di sollievo perchè tutto il nostro lavoro non sarà andato perso.

Un’altra buona abitudine consiste nel prenderci cura del nostro pc oltre che dei nostri dati digitali. In quest’articolo ti fornisco 5 consigli utili per far funzionare il tuo pc sempre al top e alla massima velocità.

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Al prossimo articolo

Marco.